V současné době se většina vyšších pracovních pozic nazývá anglicky, a proto by se mohlo stát, že zájemce o práci nebude mít tušení, co se za některými názvy skrývá. Co nám napovídá doslovný překlad u pozice back office asistent? Zdá se, že půjde o osobu, která nějak operuje v pozadí kanceláře (na rozdíl od pozice front office – zde se jedná o pracovníky, kteří prezentují společnost a pracují přímo s klienty).
Ovšem, jaká je konkrétní pracovní náplň back office a jaké má kompetence, to se z pouhého názvu nedovíte. A uchazeč či uchazečka o zaměstnání nemusí mít úplně jasno, jaké vzdělání, schopnosti a další kvality se od něj na této pozici očekávají a jaký – alespoň přibližně – budou mít plat.
Pracovní pozice back office by mohla mít v českém jazyce spíš termín administrativní pracovník, pracovnice, anebo asistent, asistentka manažera, dříve také sekretářka či administrativní podpora. A jaká je zpravidla pracovní náplň? Osoba na této pracovní pozici se zabývá vyřizováním telefonátů, emailů a došlé pošty; sjednává schůzky nadřízenému; eviduje v interním systému došlé objednávky a případně se stará o jejich zpracování; připravuje podklady pro fakturaci, popřípadě sama faktury vystavuje a odesílá; vyřizuje reklamace jak od dodavatelů, tak odběratelů; vede různé evidence; spolupracuje s ostatními odděleními ve firmě a zajišťuje další podpůrné činnosti pro správný chod oddělení, k němuž náleží.
Avšak to není zdaleka všechno. Back office asistent musí ovládat obsluhu veškeré kancelářské techniky a zajišťovat její údržbu třeba kontaktem s IT oddělením, anebo zajištěním externích techniků; zvládat pořizování zápisů z porad a jednání společnosti, zajišťuje přípravu seminářů a konferencí a rovněž při nich asistuje, anebo třeba objednává kancelářské potřeby pro celou firmu. Navíc hlídá různé termíny a stará se o návštěvníky firmy.
A jaké vzdělání a další předpoklady firmy požadují u zájemců o tuto pracovní pozici?
Minimálně středoškolské vzdělání s maturitou, nejčastěji ekonomického směru, ale to nebývá podmínkou; zájem je o samostatné a komunikativní pracovníky s reprezentativním vystupováním a znalostí nejméně jednoho cizího jazyka. U některých společností však střední vzdělání nestačí a požaduje se vzdělání vyšší či dokonce vysokoškolské, a to někdy ještě přímo v konkrétním oboru. Od nároků na pracovníka v pozici back office a od jeho schopností, znalostí a zkušeností se odvíjí výše jeho platu.
